年間行事表を NotebookLMに取り込みたい！ その前にやるべきこと

ゴールデンウィーク中に是非やってみて！

こんにちは、ハチコです。

連休スタートしましたね！

いかがお過ごしでしょうか？

さて、お子さんのいるご家庭では、
先月、「年間行事表」なるものをもらったのではないでしょうか。

もしかしたら、会社でもそういった表がある場合もあるかもしれませんね。

わたし自身も、子供の小学校と保育園の行事表を受け取りました。

早速AIに取り込んで、予定管理に活かしたい！！！

ですが、実はこの手の表は、そのままAIに渡しても、正しく情報を読みとってくれないことがあるんですよね。

今日はその失敗談と解決策をシェアします♪

NotebookLMにつっこんで、行事の日程を教えてもらいたい

まずは目指すゴールについてまとめておきましょう。

イベントの日程を確認するたびに、表を広げて
「えーっと、、参加日は・・・」
と指で表をなぞりながら日付を確認する…

ちょっとめんどくさいですよね。

アナログだろうと、デジタルだろうと、
「あれ？表どこいったっけ？？」ってなりますし（わたしだけかなｗ）

そんなことをしなくても良いように、
あらかじめ年間行事表の内容をAIに学習してもらって、
行事表のことはAIにきえばよい状態にしたいです。

使う AI は NotebookLM です。

NotebookLM は、基本的に知らないことは知りませんと回答してくれるので、
今回の使い方にとってもぴったりなんですよ。

▼ 今回のゴール
・年間行事表をNotebookLMに取り込む
・「運動会はいつ？」「5/10に予定ある？」と質問すると、行事表どおりの日付を答えてくれる状態にする

表形式のPDFは、OCRがちょっとむずい

学校の年間行事表って、だいたいこんな形になっていませんか？

縦に月（1月・2月・3月…）が並んでいて、
横に日付（1日・2日・3日…）が並んでいる

いわゆる「クロス集計」した表です。

このパターンの表をそのままAIに読み込ませると、実はOCRがうまく機能しないことがあります。

わたしが受け取った行事表もこの形にくわえて、やっかいなところがもう１つ。

日付が半年ごとにしか書かれていない4月〜9月分の日付は、
４月の左の列にしか入っていない形だったんです。

試しに「5月の予定をリストアップして」とAIに頼んだら…
5月10日の行事が、5月11日として出てきたりして。

日付がずれてるのは致命的〜〜〜😅

5月10日に健康診断があるって表に書いてあるなら、

「健康診断の日程教えて」ときいたら
「5月10日」って返ってこないとダメですね！

当たり前ですけど。

ChatGPTと一緒にCSVに整形した

じゃあどうしたらいいのか。
試行錯誤した結果、「CSVに変換する」というアプローチに落ち着きました。

目指したのは、こんな超シンプルなデータです。

シンプルな１次元のデータを目指す

この2列だけの表にしてしまえば、AIはもう迷わない。

つまり、クロス集計する前のデータですね。

ChatGPTと対話しながら、表のデータを月ごとに整形していきました。

完成したら目視で確認して（ここ大事！）、NotebookLMにソースとして登録。
（スプシでもいいし、表をコピー→コピーしたテキストでもOK）

最後に「運動会の日はいつ？」みたいなテストをして、正確に答えが返ってくれば完成です。

クロス集計表は「一次元の表」にしよう

縦横が交差するクロス集計表は、人間が見ると直感的でわかりやすいです。

でも、AIにとっては読みづらいことも。

そんな表をAIに取り込みたい時は
是非シンプルな１次元のデータに（クロス集計する前のデータ）に

変換してみてくださいね！

もちろん、その変換作業自体もAIに手伝ってもらってくださいね♪

先月もらった年間行事表をまだAIに取り込んでいなかったら
ぜひゴールデンウィーク中にNotebookLMに入れてみてくださいね😄